Cómo Organizar los Documentos de la empresa.

Es muy común encontrar empresas que tienen una desorganización con los documentos, bastante importante. Que tienen documentos repartidos por todas partes, ya sea en el servidor en los ordenadores de los empleados o en cualquier dispositivo USB. Esta Organización de Documentos que muchos dicen que es ordenada, no lo es, ya que tener los documentos en los ordenadores o en dispositivos USB de los empleados, es contraproducente.

No es viable controlar los ficheros en tantas ubicaciones diferentes, es imposible poder realizar copias de seguridad de tantas ubicaciones y que no fallen. Porque de momento en la informática milagros no existen por mucho que penséis que sí, os lo aseguro.

Para tener una buena organización de ficheros, es bueno empezar con buen pie y no dejarlo para después, ya que será demasiado tarde porque por experiencia os recomiendo no dejarlo porque después costara mucho más tiempo organizar los documentos que ya se han creado. Siempre es mejor empezar con una base de estructuras de carpetas ya creadas.

Siguiendo algunas pautas, podemos tener una buena base para tener todos los documentos organizados y asegurados por copias de seguridad, veréis que es muy sencillo.

documentos

Cómo Organizar los Documentos

1- Lo más importante que tenemos que tener en cuenta es que tenemos que tener todos los documentos centralizados en una ubicación, esa ubicación siempre tiene que ser el servidor. No vale eso de tener los documentos en los ordenadores de los empleados, ya que son ordenadores que están más expuestos a robos de datos, que se estropee el disco duro, etc. Siempre es recomendable albergar los documentos en el servidor.

2- La ubicación dentro del servidor tiene que ser en una unidad distinta a donde está instalado el windows y los programas, lo ideal es crear una partición solo para los datos, ya que tendremos que compartir las carpetas para que los usuarios puedan acceder a ellas.

3- Estructurar bien las carpetas, si nuestra empresa tiene varios departamentos, primero de todo tendremos que crear una carpeta por departamento y dentro de ellas crearemos la de los empleados, carpetas comunes, etc. Siempre ay que seguir una estructura de árbol para poder tener organizadas las carpetas y encontrarlas con rapidez al estar bien estructuradas.

4- Crear los permisos adecuados, no vale eso de que todos podemos acceder a cualquier carpeta, ya sé que es más cómodo pero es mucho menos seguro. Si sé que si los documentos estuvieran en los ordenadores de cada empleado los demás no podrían acceder, pero esto no es viable ay demasiado riesgo de perderlos. No cuesta nada dedicar un poco de tiempo a organizar los permisos para los diferentes usuarios.

5- Un tema que ya notareis que recalco mucho es tener unas copias de seguridad bien estructuradas, que copien todos los datos pero que también guarden un histórico y comprobar que se realizan correctamente, un tema muy importante.

Con estos sencillos consejos seguro que podemos saber si tenemos una buena organización o si más no tener una idea de que necesitamos cambiar para lograrlo, eso sí como siempre digo, pedir ayuda de un profesional en el sector ya que siempre no está de más invertir un poco en la informática y su seguridad.

Una cosa que realizo a menudo es antes de realizar la estructura, la planifico en papel es mucho más fácil hacerte un esquema en papel para la estructura de ficheros y permisos. Siempre pido a los clientes sentarme unos minutos y hablar sobre cómo podemos organizar la estructura, ya que tiene que ser fácil para ellos para encontrar las carpetas.

Y vosotros tenéis cuidado de Organizar vuestros Documentos?

Saludos.

2 opiniones en “Cómo Organizar los Documentos de la empresa.”

  1. Me resulta a veces duro de creer que esta es la realidad del día a día en empresas. Supongo que también es tu caso, yo he trabajado en alguna donde la organización era nula. Podían pasarse 30 minutos de reloj buscando un fichero entre los ordenadores de la oficina.

    Naturalmente esto no es productivo ni muy buena idea (en mi caso, toda la contabilidad estaba sólo en un disco duro con fallos de SMART, imagina…), pero encima es sorprendente lo mucho que cuesta hacerles ver el problema.

    En fin, un buen resumen. ¡Nos leemos!

    1. La verdad que por mucho que se lo expliques la verdad no hay manera de hacer cambiar métodos de trabajo y entre más grandes más cabezones y esta demostrado 😀 porque ho que se nieguen a admitirlo.

      Pero bueno es una lucha sin fin. 😀

      Saludos y gracias por tu comentario.

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